Privacybeleid — IJsbaan Kortrijk vzw
Laatst bijgewerkt: 11/08/2026
IJsbaan Kortrijk vzw ("wij", "we", "ons") hecht belang aan de bescherming van je persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische wetgeving. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?
IJsbaan Kortrijk vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en onze werking verzameld worden.
Maatschappelijke zetel: Gullegemsesteenweg 164, 8501 Bissegem Uitbatingsadres (ijsbaan): Hal K, Pottelberg 20, 8500 Kortrijk Ondernemingsnummer: BE 1025.935.841 — RPR Gent, afdeling Kortrijk E-mail: info@ijsbaankortrijk.be
Voor alle vragen over dit beleid of over je gegevens kan je terecht op bovenstaand e-mailadres.
2. Welke gegevens verzamelen we, en op basis van welke rechtsgrond?
| Gegevens | Wanneer verzameld | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, telefoonnummer | Contact- of offerteformulier (curling, kinderfeestje, scholen & groepen, bedrijven, sponsoring) | Uitvoering van (voorbereiding tot) een overeenkomst / gerechtvaardigd belang om je aanvraag te beantwoorden |
| Naam, e-mailadres | Online ticketaankoop via onze webshop | Uitvoering van de overeenkomst (levering van je ticket) |
| Betaalgegevens | Online betaling | Verwerkt rechtstreeks door onze betaalpartner Mollie — wij zien of bewaren zelf geen kaart- of rekeningnummers |
| Schoolnaam, naam contactpersoon, e-mailadres | Scholenformulier | Uitvoering van (voorbereiding tot) een overeenkomst |
| Naam, e-mailadres, CV/motivatie | Sollicitatie via onze vacaturepagina | Uitvoering van precontractuele stappen (sollicitatieprocedure) |
| Technische bezoekgegevens (bv. paginabezoeken, apparaattype) | Bezoek aan onze website, via Plausible Analytics | Toestemming (analytische cookies) — zie punt 7 hieronder |
We versturen op dit moment geen nieuwsbrief of e-mailmarketing. Zodra we dit invoeren (voorzien vanaf een volgend seizoen), vragen we hiervoor steeds jouw uitdrukkelijke, aparte toestemming (opt-in), en kan je je op elk moment gratis uitschrijven via een link in elke e-mail.
3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?
- Om je boeking, aanvraag of offerte te verwerken en op te volgen
- Om je vragen te beantwoorden via het contactformulier
- Om je ticket en bevestigingsmail correct te bezorgen
- Voor onze boekhouding en wettelijke verplichtingen (facturatie, btw-aangifte)
- Om een sollicitatie te behandelen indien je solliciteert via onze vacaturepagina
- Om onze website en dienstverlening te verbeteren op basis van geanonimiseerde/geaggregeerde bezoekersstatistieken
We gebruiken je gegevens nooit voor doeleinden die onverenigbaar zijn met bovenstaande, en verkopen ze nooit aan derden.
4. Wie heeft toegang tot je gegevens?
Enkel medewerkers en bestuursleden van IJsbaan Kortrijk vzw die deze gegevens nodig hebben voor hun taak (onthaal, boekhouding, administratie) krijgen toegang. Daarnaast werken we samen met een aantal verwerkers die namens ons en in onze opdracht gegevens verwerken:
- Odoo (Odoo S.A.) — voor boekingen, klantenbeheer, ticketing en boekhouding
- Mollie (Mollie B.V.) — voor de verwerking van online betalingen
- Plausible Analytics — voor privacyvriendelijke, cookievrije/geanonimiseerde websitestatistieken
- Microsoft 365 — voor e-mailverkeer en interne documenten
Met elke verwerker die persoonsgegevens namens ons verwerkt, hebben we (of sluiten we) een verwerkersovereenkomst af zoals de AVG dat vereist. We geven je gegevens nooit door aan derden voor hun eigen commerciële doeleinden.
5. Hoe lang bewaren we je gegevens?
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturatie- en boekhoudkundige gegevens (bv. gekoppeld aan een schoolfactuur, sponsoring, clubcontract) | 7 jaar, zoals wettelijk vereist voor onze boekhouding |
| Gegevens uit een ticketboeking (webshop) | Zolang nodig voor de uitvoering van je boeking, aangevuld met de wettelijke boekhoudtermijn van 7 jaar voor de onderliggende factuur/betaalgegevens |
| Contact- of offerteformulier zonder vervolg (geen boeking) | Maximaal 2 jaar na je laatste contact met ons |
| Sollicitatiegegevens (indien niet aangeworven) | Maximaal 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming geeft om je gegevens langer bij te houden voor toekomstige vacatures |
| Website-analytics (Plausible) | Geaggregeerde/geanonimiseerde statistieken, niet herleidbaar tot een individuele bezoeker |
6. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- Inzage te vragen in de gegevens die we van je bewaren
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren
- Te vragen je gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid"), voor zover we ze niet wettelijk verplicht langer moeten bewaren (bv. boekhouding)
- De verwerking van je gegevens te laten beperken in bepaalde gevallen
- Je gegevens in een gestructureerd, leesbaar formaat te ontvangen ("recht op overdraagbaarheid"), voor gegevens die we verwerken op basis van toestemming of overeenkomst
- Bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang
- Je toestemming voor een verwerking (bv. analytische cookies) op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking
- Een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be), indien je meent dat we je gegevens niet correct verwerken
Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je naar info@ijsbaankortrijk.be. We reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.
7. Cookies
Onze website gebruikt een cookiebanner waarmee je zelf kiest welke cookies je aanvaardt:
- Essentiële/functionele cookies — noodzakelijk voor de goede werking van de website (bv. je winkelmandje, taalkeuze). Deze worden altijd geplaatst, ongeacht je keuze, en vereisen geen toestemming.
- Analytische cookies (Plausible Analytics) — helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken, op een privacyvriendelijke manier (geen individuele profilering, geen cross-site tracking). Deze worden enkel geplaatst als je hiermee akkoord gaat via de cookiebanner.
Je kan je keuze op elk moment aanpassen.
8. Foto's en video's
Tijdens events en sessies maken we soms foto's of video's voor promotionele doeleinden (website, sociale media, communicatie naar sponsors). Voor beelden van minderjarigen die herkenbaar en gericht in beeld komen, vragen we vooraf uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd (bv. via het inschrijvingsformulier bij schoolgroepen of kinderfeestjes). Wil je dat een foto van jou of je kind verwijderd wordt? Mail ons via info@ijsbaankortrijk.be en we verwijderen ze zo snel mogelijk van onze kanalen.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang, onder meer door het gebruik van beveiligde platformen (Odoo, Microsoft 365) met beperkte toegangsrechten per medewerker.
10. Wijzigingen aan dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of nieuwe functionaliteiten op onze website (zoals een toekomstige nieuwsbrief). De meest recente versie staat steeds op deze pagina, met de datum van laatste update bovenaan.